Einige Gründer streben danach, den großen Sprung in die Selbstständigkeit zu wagen, ohne dabei einen großen finanziellen Aufwand bewältigen zu müssen. Jedoch ist das Ganze leider nicht so einfach, wie einige denken. Jede kleinere Kostenposition summiert sich, vor allem in Firmen, zu einem großen Betrag am Ende des Monats. Des Weiteren sind einige Aufgaben sehr administrativ oder organisatorisches. Sie kosten manchmal sogar Geld oder viel Zeit. Die Buchhaltung automatisieren ist eine der typischen Pflichtaufgaben. Das Thema dieses Artikels ist, wie man die Buchführung sorgfältig absolvieren kann. Dabei gibt es einige praxiserprobten Kniffe und Tricks, damit die ordnungsgemäße Buchführung funktioniert.

Grundlegende Informationen für die richtige Online Buchhaltung

Einige Anbieter von Software für die Buchhaltung versprechen, dass man bereits ohne Vorkenntnisse die eigene Buchhaltung erstellen kann. Ganz so einfach ist das jedoch nicht, da man die Zusammenhänge der Buchung verstehen sollte. Vor allem bei der doppelten Buchführung sind die Vorgänge sehr oft nicht selbsterklärend und Laie können sich diese Prozesse nicht erschließen. Von dieser Hürde sollten sich jedoch Selbstständige und Gründer nicht abschrecken lassen. Die Online-Software richtet sich nämlich auch an Anfänger in diesem Bereich. Außerdem wird die Bedienung immer leichter. Einige Kriterien sollte jedoch geprüft werden, um sich für die richtige Software zu entscheiden. Zu diesen zählen folgende:

– Existieren einige Videos für die Einarbeitung?

– Gibt es FAQs, Handbücher oder Erläuterungen?

– Können auftretende Fragen über einen Support geklärt werden?

– Gibt es einen Support, der bei den Grunddaten zur Hilfe einsteht und diese Daten in das System einpflegt?

Jeder Anbieter sollte mindestens die aufgelisteten Anforderungen erfüllen, damit er ein Anbieter mit Kundenorientierung ist und in die engere Auswahl passt. Des Weiteren sollte die Software einige weitere Merkmale aufweisen. Hierzu zählt die Schnittstelle zu DATEV, welche eine gängige Software für die Steuerberater ist und am häufigsten in Deutschland verwendet wird. Außerdem sollten die Datensätze ohne Probleme in ein CSV-Format umgewandelt werden können. Die Datensätze können somit in viele andere Programme implementiert und eingelesen werden. Auch eine Automatisierung der Kontierungen sollte möglich sein. Dies bedeutet, dass die wiederkehrenden Buchungen, die jeden Monat oder jedes Jahr gleich sind (zum Beispiel Mobilfunkrechnungen), automatisch mit einem korrekten Buchungssatz eingetragen und anschließend verbucht werden.

Eine sorgfältige Vorarbeit ermöglicht den Erfolg der Online-Buchhaltung

Der erste Schritt einer erfolgreichen Buchhaltung ist die Auswahl der passenden Software. Jedoch benötigt man Unterlagen, die gut vorbereitet sind, damit man effizient selbst buchen kann. Der große Erfolg liegt darin, einen guten Plan zu haben und die gleichen Arbeitsabläufe schnell und sorgfältig abzuarbeiten. Nur mit einem gewissen Maß an Automatisierung sowie Routine in der Buchhaltung, ist es möglich, die Buchhaltung effizient selbst zu gestalten. Man kommt also nicht drumherum, erst einmal die richtigen Unterlagen vorzubereiten, bevor man dann mit dem eigentlichen Rechnungswesen, mit einer Online Buchhaltung anfängt. Doch was genau sollte man vorbereiten? Zunächst einmal sollte man alle verbuchenden Rechnungen an einer zentralen Stelle sammeln und diese so sortieren, dass man die entsprechende Rechnung sehr schnell finden kann. Im idealen Fall erhält man die Buchungen digital und kann diese direkt in das System einpflegen. Ein Tipp hierbei ist es, sich einen Buchhaltungs-Ordner anzulegen, in dem man die Rechnungen sortiert. Einige Lieferanten stellen die Beitragsrechnungen jedoch nur auf dem Postweg zu. Diese kann man einscannen und ebenfalls anschließend digital verwalten. Außerdem ist es wichtig, die Rechnungen nach den Kreditoren und der Nummer zu sortieren. Hierzu kann man sich eine Regel erstellen und die Nummern der Reihenfolge nach sortieren. Zudem sollte man die Belege immer nach dem gleichen Schema bezeichnen. Name, Nummer und das Datum sollten enthalten sein.